Создание автоматически заполняемого шаблона для писем в LibreOffice Writer - Помощь пользователям ПК - CADELTA.RU

Подробные руководства по популярным программам!
Вход

Создание автоматически заполняемого шаблона для писем в LibreOffice Writer

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 (4)
Тема статьи: как использовать на полную мощность возможности программы LibreOfficeWriter.

Создание писем-рассылок в программе LibreOffice Writer

При использовании пакета LibreOffice, обычные пользователи зачастую даже не догадываются про все возможности, которые предоставляет этот пакет. Набрать текст, оформить его в соответствии с некоторыми требованиями, при необходимости добавить фото и распечатать получившийся документ – вот и все, чем ограничивается работа с текстовым редактором LibreOffice Writer. А его возможности, и в самом деле, гораздо шире и ничуть не уступают тем, которые есть у самых именитых платных офисных пакетов.

Одна из таких возможностей – создание нового текстового документа, путем автоматического занесения в него уже имеющейся информации из файла электронных таблиц.

 

Ставим задачу

Допустим, что есть необходимость создать по определенному образцу большое количество одинаковых документов, и лишь в некоторых местах этих писем следует внести уникальные данные:

Рис. 1. Образец письма

Как видно на рисунке № 1, подавляющая часть этого письма должна остаться без изменений. И только в местах, которые на рисунке отмечены серым фоном, должна быть внесена информация уникальная для каждого адресата.

 

Подготавливаем файлы для слияния

Для того чтобы получить на выходе такие письма (а их может быть несколько сотен), необходимо провести небольшую предварительную работу. В самом обычном редакторе электронных таблиц LibreOffice Calc надо будет создать небольшую базу данных, в которую внести информацию про каждого выпускника.

Рис. 2. Созданная база данных в электронной таблице

Обязательное условие для такой таблицы – в первой строке необходимо указать названия полей. В дальнейшем это позволит правильно подключать к нужным местам необходимую информацию.

Предварительная работа, действительно, не такая простая (список может быть достаточно объемный). Но, единожды создав такой список выпускников (клиентов, товаров, адресов, спецификаций) и постоянно его корректируя, можно создавать сотни писем несколькими щелчками мышки.

Кроме файла электронных таблиц, создаем текстовый документ необходимого оформления, оставляя незаполненными те места, в которых будем в дальнейшем заносить информацию из электронных таблиц.

Рис. 3. Текстовый шаблон для подключения базы данных

Созданные два файла (текстовый и электронных таблиц) сохраняем в каком-нибудь каталоге (там, где можно будет их легко отыскать).

 

Устанавливаем связи между файлами

Чтобы в текстовом редакторе воспользоваться информацией, которая хранится в электронных таблицах, необходимо в первую очередь установить связи между этими файлами. Для этого необходимо в текстовом редакторе последовательно выполнить команду: Файл –> Мастер –> Источники данных адресов (см. рисунок).

Рис. 4. Запускаем мастер слияния документов

Разобраться с меню мастера несложно. В появившемся окошке выбираем пункт «Другой внешний источник данных».

Рис. 5. Выбираем способ подключения

Потом нажимаем на кнопку в центре нового окна «Настройки». И в большом контекстном меню выбираем пункт «Электронная таблица».

Рис. 6. Выбираем тип подключаемого файла

После всего этого указываем путь к тому файлу, где хранится информация о выпускниках. На этом этапе можно воспользоваться кнопкой «Тестовое соединения» и убедиться, что все сделано правильно. Назначение полей на этом этапе можно не проводить (просто нажать кнопку «Далее»), а вот имя адресной книги задаем «Выпускники». И обязательно указываем в «Расположение» путь, где автоматически будет создан файл LibreOffice Base.

Рис. 7. Завершаем подключение

Проверить, что все прошло правильно, можно, нажав на кнопку F4 или найти в меню «Стандартная» кнопку «Источники данных». В появившемся окне можно проконтролировать правильность подключения.

Рис. 8. Делаем проверку

 

Заполняем поля, используя связь между файлами

Внедрить необходимые поля на свои места нужно, используя команду главного меню: Вставка –> Поля –> Дополнительно (или нажать клавишу Ctrl+F12).

Рис. 9. Вызываем меню для установки полей

Поле будет вставлено именно туда, где в данный момент находится курсор. Поэтому устанавливаем его после слова «Уважаемый,» (не забываем отступить один пробел). И На закладке «База данных», выбрав необходимое подключение и нужную таблицу, нажимаем кнопку «Вставить».

Рис. 10. Устанавливаем поля

Если все сделано правильно и аккуратно, должно получиться вот что:

Рис. 10. Готовый документ с подключенными полями

 

Создаем окончательный документ для рассылки

Финальный документ получаем, выполнив команду: Сервис –> Рассылка писем. В появившемся окне последовательно справляемся со всеми пунктами, несколько раз нажимая на кнопку «Далее». В итоге получается текстовый файл, в котором столько страниц, сколько было заполнено строчек в базе данных электронных таблиц. И на каждой странице вместо <Фамилия> <Имя> <Отчество> и т.д. будет проставлена информация из таблицы.

Сейчас на главной

 
Нашли опечатку? Пожалуйста, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter! Спасибо!
Яндекс.Метрика Система Orphus О сайте Правила Письмо в редакцию © 2009 – 2017 cadelta.ru
Копирование материалов разрешено только с указанием активной гиперссылки на первоисточник